Leeuwarder nieuws

Nog geen akkoord organisatie en exploitatie poppodium Harmoniekwartier

LEEUWARDEN, 25 maart 2014 – De deelnemers aan het poppodium Harmoniekwartier hebben nog geen overeenstemming bereikt over de organisatievorm. Ook ontbreekt nog een sluitende exploitatie. Het Friesland College en de gemeente zijn wel akkoord over een huurovereenkomst van 15 jaar voor de opleiding D’Drive. Die wordt begin april formeel ondertekend. Het popcentrum moet op 16 augustus 2015 bedrijfsklaar zijn.






De VVD-fractie stelde vragen aan het college naar aanleiding van een artikel in Friesch Dagblad.
Daarin klaagden vertegenwoordigers van de poppodia over het trage proces en dat de gemeente meer geïnteresseerd is in het stapelen van stenen dan in de programmering en exploitatie.

Organisatiemodel
Het College zegt dat er meer tijd genomen wordt “vanwege de importantie van dit onderwerp en de gevoeligheden die er zijn als het gaat om het samenwerken van verschillende partijen (poporganisaties, D’Drive, Harmonie en gemeente), is er bewust voor gekozen om tijd te nemen om samen met de betrokken partijen in een open dialoog te komen tot kaders voor een nieuwe organisatie waarin elke betrokken partij zich kan vinden.” Er is een extern projectleider aangetrokken om alles in goede banen te leiden. De gemeente zal binnenkort de raad informeren over de stand van zaken en dan een aantal organisatiemodellen presenteren. Die hadden er op 1 maart al moeten zijn.

Exploitatie
Wel is een conceptexploitatie gereed. Die gaat uit van een “basisprogrammering”, met een vaste maimale bijdrage van de gemeente. Een definitieve exploitatie moet wachten op zaken die nog worden uitgewerkt: organisatiemodel, HRM, marketing, programmering, bedrijfsvoering, verdeling taken in vervanging en onderhoud, exploitatie etc.


Garanties D’Drive
De VVD vroeg ook welke garantie D’Drive bereid is te geven en voor welke periode, hoe hard deze garantie is en wat er gebeurt met het poppodium wanneer D’Drive tussentijds vertrekt uit het poppodium? Het College heeft in de huurovereenkomst vastgelegd dat Friesland College 15 jaar huurt. “Het contract kan alleen onder strikte voorwaarden worden ontbonden. In de situatie dat de opleiding D’Drive tussentijds wordt beëindigd heeft het Friesland College een inspanningsverplichting om een andere opleiding van het Friesland College in het poppodium te huisvesten. Als ook die niet ingevuld zou kunnen worden heeft de gemeente 2 jaar de tijd om een nieuwe huurder te vinden voor onderdelen van het poppodium.”



Volledige antwoord College op de VVD-vragen

Inleiding
De gemeenteraadsfractie van de VVD stelt vragen naar aanleiding van een artikel in het Friesch Dagblad van 8 februari 2014 over o.a. de exploitatie en de reeds opgestarte werkzaamheden van het nieuwe poppodium Harmoniekwartier. Eén en ander ook in het verlengde van de motie ‘Poppodium Harmoniekwartier’ die in juni 2013 door de gemeenteraad is ingediend. Het betreft de volgende vragen:

Vraag
1. In de motie wordt verzocht om een uitwerking van verschillende organisatievormen en deze voor 1 maart 2014 aan de raad voor te leggen. Tot op heden bleef het vanuit het college echter stil rond het Harmoniekwartier en zal in ieder geval de datum van 1 maart 2014 niet worden gehaald.

a. Wat is de stand van zaken met betrekking tot de scenario’s en uitwerking van de organisatievorm van het nieuwe poppodium?

b. Welke redenen kan het college geven voor het lange proces en vertraging in de uitwerking van de organisatievorm en exploitatie van het poppodium?

Antwoord
Op basis van de verschillende scenario’s die wij de raad hebben gepresenteerd, is de verdere uitwerking van de organisatie opgepakt. Hiervoor is een externe projectleider aangesteld. Deze projectleider zal op basis van de eisen vanuit de gemeenteraad, ervaringen en gesprekken met de betrokken partijen, gesprekken met andere poppodia en zijn eigen ervaring een voorstel doen welk organisatiemodel het best past bij de Leeuwarder situatie. Met die uitwerking worden de financiële, organisatorische en inhoudelijke aandachtspunten duidelijk en wordt duidelijk op welke wijze de betrokken poporganisaties hun afzonderlijke sterke punten in de nieuwe organisatie kunnen inzetten. De hoofdlijnen en de uitgangspunten voor de nieuwe organisatie zijn door de betrokken partijen uitgewerkt en aangedragen. De gemeenteraad wordt half maart (datum wordt ingepland) geïnformeerd in een bijeenkomst over de stand van zaken. Hier zullen n meerdere organisatiemodellen toegelicht en besproken worden.

Vanwege de importantie van dit onderwerp en de gevoeligheden die er zijn als het gaat om het samenwerken van verschillende partijen (poporganisaties, D’Drive, Harmonie en gemeente), is er bewust voor gekozen om tijd te nemen om samen met de betrokken partijen in een open dialoog te komen tot kaders voor een nieuwe organisatie waarin elke betrokken partij zich kan vinden. Samen met de besturen van de verschillende partijen is een proces afgesproken waarin de duidelijkheid over organisatievorm, exploitatie en bemensing wordt gegeven. Daarin hebben de verschillende partijen ook zelf een actieve rol.

c. Kan het college aangeven op welke termijn de uitwerking van de exploitatie Harmoniekwartier aan de raad wordt voorgelegd?


De exploitatie is afhankelijk van diverse zaken die nog moeten worden uitgewerkt: organisatiemodel, HRM, marketing, programmering, bedrijfsvoering, verdeling taken in vervanging en onderhoud, exploitatie etc. Een conceptexploitatieberekening is inmiddels beschikbaar, die zal de komende weken verder worden uitgewerkt. Uitgangspunt in de exploitatie is dat de bijdrage van de gemeente een vaste maximum bijdrage is. De exploitatieraming gaat in eerste aanleg uit van basisactiviteiten die plaats moeten vinden. In de periode daarna zal uitgewerkt worden hoe de extra ambities praktisch vertaald worden en of dat binnen de beschikbare middelen ingevuld kan worden.

2. In het artikel wordt met name gesproken over de exploitatie door de beide poppodia. Hierbij wordt niet gesproken over de overeenkomst met de opleiding D’Drive. Welke garantie is D’Drive bereid om te geven en voor welke periode? Hoe hard is deze garantie? Wat gebeurt er met het poppodium wanneer D’Drive tussentijds vertrekt uit het poppodium?


Met het Friesland College is een huurovereenkomst opgesteld waar beide partijen inhoudelijk overeenstemming over hebben. De interne besluitvorming binnen het Friesland College en de gemeente is in procedure. De formele ondertekening is voorzien begin april 2014 en vindt daarmee plaats voordat de opdracht tot bouw aan een aannemer wordt gegund.
In het huurcontract is een huurperiode van 15 jaar vastgelegd. Het contract kan alleen onder strikte voorwaarden worden ontbonden. In de situatie dat de opleiding D’Drive tussentijds wordt beëindigd heeft het Friesland College een inspanningsverplichting om een andere opleiding van het Friesland College in het poppodium te huisvesten. Als ook die niet ingevuld zou kunnen worden heeft de gemeente 2 jaar de tijd om een nieuwe huurder te vinden voor onderdelen van het poppodium. Bij de ontwikkeling van het gebouw is zoveel mogelijk flexibiliteit ingebouwd, zodat het gebouw ook geschikt kan worden gemaakt voor andere functies.

3. Een goede graadmeter voor het voortbestaan van een opleiding en daarmee het kunnen voldoen aan verplichtingen is de ontwikkeling van het aantal leerlingen door de jaren heen. Kunt u ons een overzicht verstrekken van de afgelopen 4 jaar? Hoe verwacht u dat deze leerlingaantallen zich in de toekomst zullen ontwikkelen en waarom denkt u dat?

Het aantal leerlingen van de laatste 4 jaar is circa 500 leerlingen per jaar. Op basis van deze stabiele lijn en de belangstelling voor het nieuwe schooljaar is de verwachting van het Friesland College dat dit aantal de komende jaren stabiel zal blijven of licht zal groeien. Het Friesland College heeft een bewuste keuze gemaakt om nu ook zelf fors te investeren in een nieuwe locatie die zich onderscheidt van alle andere vergelijkbare opleidingen in het land. Daarmee kan het Friesland College voldoende leerlingen blijven trekken uit het hele land en haar positie in de landelijke “onderwijsmarkt” verstevigen. Ook als er vergelijkbare opleidingen zouden moeten sluiten in verband met bezuinigingen of teruglopende belangstelling.



4. Ondanks meer duidelijkheid over de exploitatie, is gestart met de sloop van de oude panden en zijn de voorbereidingen van de bouw van het Harmoniekwartier opgestart. In het collegeprogramma ‘Iedereen is Leeuwarden/ Eltsenien is Ljouwert’ is de realisatie al als succes opgenomen.

Er is gestart met de sloop van de oude panden, voor de daadwerkelijk bouw wordt zoals gebruikelijk pas opdracht gegeven als de benodigde financiële zekerheden rond zijn. Om de geplande in gebruiknamedatum van 16 augustus 2015 te kunnen halen is het echter noodzakelijk een proces te doorlopen waarin meerdere zaken parallel geschakeld zijn. Aankopen percelen, grondonderzoek, archeologisch onderzoek, vergunningen, bouwvoorbereiding, afsluiten contracten, selectie van een aannemer, opzetten organisatie en exploitatie etcetera. Dit is een proces waar de gemeente de afgelopen jaren ervaring mee heeft opgedaan en zich heeft bewezen.

a) In deze tijd starten met de sloop en de bouw zonder duidelijkheid te hebben over de exploitatie wordt door beleggers tegenwoordig bestempeld als zelfmoord. Waarom kiest het college er wel bewust voor op om deze manier te ontwikkelen?


Om het risico acceptabel en beheersbaar te houden worden geen werkzaamheden uitgevoerd die bij vertraging van één van die onderdelen zou leiden tot een desinvestering. Zo zal bijvoorbeeld geen verplichting met een aannemer voor de nieuwbouw worden aangegaan, voordat het absoluut zeker is dat aan de minimale voorwaarden om te kunnen bouwen (huurcontract Friesland College, alle percelen in bezit gemeente, onherroepelijke omgevingsvergunning, duidelijkheid exploitatie) is voldaan. Daarnaast is het zo dat de gebouwen in het gebied gezien hun staat van onderhoud geen economische waarde hebben. Sterker nog, onbebouwde bouwrijpe percelen hebben juist een hogere marktwaarde. Het beheren van de opstallen vanuit veiligheidsoogpunt brengt kosten met zich mee.
Tenslotte bracht de bebouwing zoals deze er stond overlast met zich mee, en was ook een risico voor de omgeving. In de panden waren regelmatig personen aanwezig die daar sliepen, aten en geregeld een vuurtje maakten om warm te blijven. Dit vormde een risico voor de omgeving, die alleen door extra maatregelen te nemen konden worden beheersd.

Andere overweging om juist nu wel te gaan slopen, is dat het bouwrijp maken van de grond voordat de bouwkundige aannemer aan het werk gaat, het risico voor de gemeente sterk beperkt. Als er in dit stadium een tegenvaller zou zijn in het bouwrijp maken, kan dat nu nog in de planning worden opgevangen en heeft de aannemer in de krappe bouwtijd van de nieuwbouw geen risico op vertraging door zaken waar de gemeente verantwoordelijk voor is, en dus ook voor zou moeten betalen.

b) Wanneer er nog geen keuze is gemaakt voor een organisatievorm en geen zicht is op een dekkende exploitatie stijgt het, toch al hoge, risicoprofiel van dit project. Deelt het college deze mening?


Deze mening deelt het college niet, zie de beantwoording van punt 4a

c) Welk financieel risico draagt de gemeente bij een niet sluitende exploitatie, bijvoorbeeld wanneer er geen overeenstemming met één of meerdere beoogde exploitanten wordt bereikt? Is er sprake van actief risicomanagement?

Het spreekt voor zich dat er sprake is van actief risicomanagement. De gemeente stelt een vaste subsidie beschikbaar voor de exploitatie van het poppodium. Op basis van deze subsidie en de inkomsten van onder andere activiteiten, horeca en commerciële verhuur dient de exploitant een programma te bieden binnen een sluitende begroting. De keuze voor het organisatiemodel en de exploitant is om die reden dan ook van groot belang. De wijze waarop mogelijke tegenvallers opgevangen kunnen worden, en waarop de gemeente bij kan sturen zal in die organisatiestructuur een plaats vinden. Deze beheersmaatregelen zijn onderdeel van het actieve risicomanagement. Daarnaast worden inhoudelijk de risico’s voor een tegenvallende exploitatie zoveel mogelijk beperkt door bijv. de energie- en onderhoudslasten zo beperkt mogelijk te houden door de toepassing van zonnepanelen en een Warmte-Koudeopslaginstallatie.

d) Het Harmoniekwartier biedt ruimte en mogelijkheden voor een commerciële exploitant van bijvoorbeeld de horeca. Voert u op dit moment gesprekken met mogelijke commerciële exploitanten van (onderdelen van) het Harmoniekwartier?


Het voeren van gesprekken met commerciële exploitanten is afhankelijk van de keuze die gemaakt wordt vanuit de organisatie- en exploitatieopzet. Op dat moment kan ook worden beoordeeld op welke manier het beste aan de doelstellingen en financiële randvoorwaarden van het poppodium invulling kan worden gegeven: door het in eigen beheer te houden, of door de horeca te verpachten.
In de afgelopen periode is gesproken met andere poppodia en theaters in het land om meer zicht te krijgen op voor- en nadelen van verpachten of in eigen beheer houden van de horeca. De ervaringen met het verpachten van de horeca zijn niet positief. Op locaties waar voor deze constructies is gekozen, is dit inmiddels teruggedraaid, of wordt daar aan gewerkt. Het voordeel van verpachten is dat een vaste inkomstenstroom is gegarandeerd, hoewel dat ook weer afhangt van de kwaliteit van de pachter. Daarnaast loop je in eerste instantie geen financiële risico’s. Een risico is wel dat als de pachter failliet zou gaan je op zoek moet naar een nieuwe huurder die vervolgens minder gunstige voorwaarden met het poppodium zal willen afspreken. Ander nadeel is dat als het goed gaat met de horeca het podium hier niet financieel van profiteert en dat de belangen van het podium en de horeca ondernemer uiteen gaan lopen. De horeca zal belang hebben om open te gaan op drukke momenten en niet op de rustige momenten. Terwijl de horeca altijd een functie heeft voor het poppodium, ook op de rustige momenten. Bij de horeca in eigen beheer zal de horeca het poppodium juist versterken. Al met al zijn er op dit moment vooral argumenten in het voordeel van exploitatie in eigen beheer.



Bron: gemeente Leeuwarden, college B&W 25 maart 2014

25-3-2014 19:25 0 reacties

Reacties (0)

Reactie plaatsen

Met het plaatsen van deze reactie gaat u akkoord met de voorwaarden

Overig Leeuwarder nieuws

Meer Leeuwarder nieuws